TIPOS DE DOCUMENTOS
Martes, 11 de abril de 2016
TIPOS DE DOCUMENTOS
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas
físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,
fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una
actividad humana fijada en un soporte. Los documentos pueden clasificarse de
muy diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. En la
Biblioteca y en función de su contenido, los principales documentos que podemos encontrar son
:
:
Libros: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy
variado y pueden presentarse en uno o varios volúmenes.
Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por
entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general,
con una periodicidad dada. En general se las denomina revistas, pero cuando la
periodicidad es diaria, se les llama diarios.
Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la
denominación de actas (Procedimos, en inglés) y recogen las aportaciones de la
comunidad técnico-científica sobre un tema específico.
Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y
sometido al control de una institución universitaria en vistas a la obtención
de un título o diploma en esta Institución.
Bibliográficas: Describen y clasifican referencias de documentos con
el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo
intelectual.
Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de
diferentes documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc… Es un instrumento
que nos permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las
bibliográficas, se caracterizan por indicar la localización del documento
original.
Bases
de datos:
Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se
presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una
materia concreta, organización o asunto. Permite al investigador una búsqueda
exhaustiva y son de fácil actualización. Actualmente son la mayor fuente de
referencias de trabajos científicos (generalmente de revistas) y se
han convertido en las fuentes de información secundarias por excelencia.
Repertorios: Colección o recopilación de
obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Los documentos que a continuación se exponen han sido
confeccionados con la ayuda de la publicación del libro "Manual de
documentos administrativos". Este manual ha sido elaborado por un equipo
de funcionarios públicos coordinado por la Su dirección General de
Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano, integrada
en la Dirección General de Inspección, Simplificación y Calidad de los
Servicios del Ministerio de Administraciones Públicas, como desarrollo de un
proyecto de modernización que pretende la elaboración de modelos documentales
adaptados a las necesidades específicas de las distintas unidades de la
Administración General del Estado y susceptibles de tratamiento informático.
CARTA: Una carta es un medio de comunicación escrito por un
emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario)
CIRCULAR: Es un documento de uso interno que dirige una
autoridad superior a todos o parte de sus subalternos simultáneamente para
darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan.
MEMORANDO: Es un comunicado interno para recordar algo.
INFORME: Sobre la situación de personas, situaciones o
hechos.
ACTA: Es la constancia escrita de lo tratado en una reunión.
Si esa acta se hace ante notario, sería un «acta notarial».
CERTIFICADO: Comprobación de hechos por una institución.
CONTRATO: Acuerdo entre dos partes sobre compra, venta, etc.
CURRÍCULO: Exposición sobre la vida, preparación y
profesión.
EL OFICIO: Es un escrito para notificar, citar o denegar
algo.
DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales, también llamados documentos
mercantiles, son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil,
de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la
ley.
FACTURA: Una factura es un documento que respalda la
realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una
compraventa.
ORDEN DE COMPRA: Una orden de compra es una solicitud
escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido.
REMITO: El remito es un documento que extiende el vendedor
para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías.
RECIBO: Un recibo o constancia de pago es una constancia que
sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto.
NOTA DE CRÉDITO: Es el comprobante que una empresa envía a
su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta
un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
CHEQUE: Un cheque es un documento contable de valor en el
que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta.
DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Se entiende que documento es todo objeto, producto de la
actividad humana, que posee información, independiente de la forma física
o para lo que fue creado.
Documentos no son
solo los escritos, si no todo aquel objeto que posea información. En la
entidad se genera información y al mismo tiempo esta se transmite dándose en
forma de documento el cual es conservado en el archivo, lo que hace un sistema
de información.
Los documentos únicamente no son un producto que se genera
en la empresa en el cumplimiento de sus funciones, si no, que son también
instrumento primordial para conducir y coordinar las actividades diarias de la
organización, sustentan la toma de decisiones en todos los niveles de la
entidad y son testimonio de toda la gestión administrativa.
TEXTUALES: Son todos los manuscritos, impresos, escritos,
contraseñas, etiquetas.
GRÁFICOS: Es la información representada en formas y colores
tales como mapas, planos, y dibujos en general.
TESTIMONIALES: Sirven de prueba como las actas, los
documentos contables (balances y libros de sus soportes) escrituras públicas
entre otras.
INFORMATIVOS: Conforman la generalidad de los documentos
dentro de una gestión administrativa estas son: cartas, memorandos, informes,
cotizaciones etc.
VITALES: Encontramos en este grupo las siguientes
características: escrituras de constitución, patentes de funcionamiento,
registros ante el ente que los rige, reportes de accionistas, pruebas de
activos y pasivos, formulas y diseño.
DOCUMENTOS TEXTUALES: Son los documentos que contienen
información escrita sobre el soporte que es papel.
DOCUMENTOS NO TEXTUALES: son los documentos que aunque
pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que
suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos
para verse, oírse y manipularse.
REFLEXIÓN
¿Cuál es el objetivo de la comunicación escrita,
comunicaciones oficiales o empresariales?
El objetivo de la comunicación escrita es el que se
establece entre el escritor y el lector, a través de un texto, que se registra
de forma escrita, en un soporte determinado también la persuasión; es decir, el
intento que hace el orador de llevar a los demás a tener un mismo punto de
vista.
La comunicación oficial o empresarial tiene como objetivo
ser el vínculo entre una organización y sus públicos. Las organizaciones pueden
comunicar a su público-meta a través de las relaciones públicas y la
publicidad, mediante boletines de noticias, vídeos, gestión de crisis con los
medios de comunicación, planificación de eventos especiales, la creación de
valor del producto y la comunicación con accionistas, clientes o inversores.
En una composición cada emisor puede re-elaborar el relato
como prefiera, éste es personal así que no hay un proceso determinado para
hacerlo, así si hay varias personas involucradas en un hecho, se verán varios
relatos, todos diferentes el uno del otro pero con la misma finalidad, ya que
cada individuo comienza por la parte que prefiere y, así sucesivamente, va
contando toda la historia. La creatividad es muy importante, por que de ésta
depende que el relato sea entretenido y envuelva a los receptores.
PRESENTACIÓN EN PREZI
https://prezi.com/nyazn5qhxamw/tipos-de-documentos/#
VÍDEO
VÍDEO
https://www.youtube.com/watch?v=JEGV66UNTPU
No hay comentarios:
Publicar un comentario